Prawne obowiązki organizatora imprezy tematycznej

Impreza tematyczna to nic innego jak impreza masowa o charakterze artystyczno-rozrywkowym lub sportowym. Jeśli jesteś organizatorem takiego przedsięwzięcia musisz pamiętać, że to na Tobie spoczywa obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa każdemu uczestnikowi. 20 marca 2009 roku weszła w życie nowa ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. Nr 62, poz. 54), również Minister Spraw Wewnętrznych wydał rozporządzenia w zakresie instrukcji postępowania w przypadku pożaru lub innego zagrożenia, które się wydarza w miejscu i czasie imprezy masowej (Dz. U. Nr 135, poz. 1113). Brzmi odstraszająco? Niekoniecznie. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z organizowaniem wydarzeń, MUSISZ dokładnie zapoznać się z dwoma powyższymi dokumentami. Jeśli czegoś nie jesteś pewien lub nie do końca rozumiesz, nie wahaj się ze skorzystania z pomocy prawnika lub kogoś, kto ma po prostu większe doświadczenie.

O czym mówią te dokumenty?

- o opracowaniu i udostępnieniu regulaminu imprezy, koniecznie w widocznym miejscu, powinny się w nim znaleźć zasady uczestnictwa, warunki zachowywania się oraz

- instrukcja postępowania w przypadku pożaru lub innego zagrożenia. Z nią sprawa nieco się komplikuje, ponieważ powinna być BARDZO DOKŁADNA i uwzględniać wiele różnorodnych elementów. To właśnie tej instrukcji poświęcona została większa część przywołanych dokumentów. Co powinno w niej być?

a) opis procedury postępowania służb porządkowych i informacyjnych, przy czym powinno się uwzględnić opis współpracy z innymi służbami np. ratowniczymi lub policją.

b) opis systemu ostrzegania – w razie zagrożenia, służby porządkowe będą podawały komunikaty w formie głosowej lub sygnałów ostrzegawczych. Warto uwzględnić „słowniczek” takich komunikatów, aby był zrozumiały dla uczestników.

c) opis drogi ewakuacyjnej i sposobu ewakuacji – w razie zagrożenia na pewno zapanuje chaos i panika wśród uczestników. Ty jako organizator powinieneś zachować zimną krew, a żeby tak się stało, dokładnie zaplanuj wszystkie drogi ewakuacji i samą procedurę: gdzie zbiorą się ludzie, kto będzie głównym kierownikiem, jak powinna przebiegać współpraca pomiędzy różnymi służbami itd.

d) opis imprezy tematycznej – krótki opis, który uwzględnia nazwę imprezy, czas trwania (rozpoczęcia i zakończenia), nazwę organizatora, adres obiektu itd., innymi słowy, wszystkie podstawowe informacje o Twoim wydarzeniu, z numerami telefonów i adresami, nic nie możesz pominąć.

oraz

e) grafiki – planu obiektu lub terenu, informacje o wszystkich obiektach, jakie się znajdują (informacyjne, gastronomiczne, rozrywkowe itd.).